La Organización Decameron, en su condición de responsable en conjunto del tratamiento de datos personales con las siguientes sociedades que hacen parte del Grupo Empresarial:
S.A. será́ la Calle 26 # 92-32 edificio BTS4 en la ciudad de Bogotá, teléfono: (57) (601) 2193030, correo electrónico: [email protected].
(57) (601) 2193030, correo electrónico: [email protected].
En adelante denominadas de manera común e indistinta como Decameron o La Compañía, reconoce la importancia dela seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus colaboradores, potenciales clientes, clientes,proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento y protección de los datos personales aplicables para todas aquellas actividades que involucren tratamiento de información personal en el ámbito nacional, así como el tratamiento de datos personales en el ámbito internacional conforme a la legislación, acuerdos y tratados internacionales.
Definir los lineamientos generales para la implementación, aplicación, monitoreo, sostenimiento y mejora continua delprograma de cumplimiento de protección de datos personales en la operación de la Compañía.
La Compañía en su condición de responsable del tratamiento, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus colaboradores, potenciales clientes, clientes, proveedores, y en generalde todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal.
La presente política de tratamiento de datos personales está estructurada con base en el cumplimiento y regulación normativa sobre protección de datos personales de acuerdo con la legislación vigente en los países en los cuales la Compañía tiene operación.
En concordancia con ello, y teniendo en cuenta que la Compañía tiene operación en diferentes países, se tendrá en cuenta en términos generales las directrices emitidas por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) emitido por la Unión Europea, y para cada una de las sociedades que la constituyen, se aplicarán de manera particular las normas vigentes emitidas en el país en el que operan.
La Compañía aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
El Tratamiento de datos personales deberá realizarse conforme a las disposiciones legales vigentes aplicables en la localidad según corresponda.
Los datos personales recolectados deben ser utilizados para un propósito específico y explicito permitido por la normativa aplicable en el país, según corresponda, el cual debe ser informado al titular. El Titular debe ser informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad del tratamiento de la información que suministra.
La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informadadel Titular.
La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
En el Tratamiento de datos personales se debe garantizar en todo momento el derecho que tiene el Titulara obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricción alguna, información sobre la existencia de cualquier tipo de información personal que sea de su interés o titularidad.
Los datos personales, salvo aquellos que sean categorizados como datos públicos, no podrán estar disponibles en internet o medios de divulgación o comunicación masiva, y en todos los casos el tratamientodeberá realizarse conforme a las disposiciones legales aplicables.
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se deberán manejar adoptando todas las medidas de seguridadque sean necesarias para evitar su perdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Todas las personas que administren manejen, actualicen o tengan acceso a información de tipo personal, se comprometen aconservar y mantener de manera confidencial y no revelar a terceros, la información de tipo personal, comercial, contable, financiera, crediticia o de cualquier otro tipo, que fuese conocida en el ejercicio de sus funciones. Este es un deber que se hace extensivo a terceros aliados o colaboradores que se relacionen con La Compañía por cualquier vínculo convencional o contractual.
A continuación, se relacionan las finalidades para las cuales la compañía realizará el tratamiento de los datospersonales:
A continuación, se describen finalidades que aplican tanto a clientes, usuarios, proveedores y contratistas, bajo lassiguientes categorías:
De conformidad con lo establecido en las normas que regulan el tema de tratamiento de datos personales,el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
Toda la información personal asociada a niños, niñas y adolescentes estará sujeta a especial protección porparte de la Compañía, y será tratada bajo medidas de seguridad adecuadas y con estricto respeto de sus derechos prevalentes.
La información será tratada en el desarrollo de actividades sociales, estrategias de comunicación internas oexternas, así como en la ejecución de programas o campañas asociadas a la gestión de medios tradicionaleso digitales que tengan como propósito la promoción o desarrollo del objeto misional de la Compañía.
Adicionalmente, en cada tipo de tratamiento, se promoverá la compilación de términos y condiciones específicos para cada una de las actividades, definiendo sus requisitos y restricciones para el tratamiento de la información de los niños, niñas y adolescentes, tomando en consideración el interés superior y el respeto prevalente de sus derechos. Es importante que se tenga en cuenta que en el evento en que no se cuenten con los términos y condiciones particulares, se aplicarán las disposiciones contempladas en la presente política y normas especiales pertinentes que apliquen en la materia.
Así mismo, para los casos en que sea necesario recopilar datos personales de menores, por ejemplo, para efectuar reservas hoteleras o aéreas, el alojamiento de menores de edad no acompañados de sus padres o la afiliación de beneficiarios al sistema de seguridad social de
empleados de la compañía, la Compañía solicitará que la correspondiente autorización de tratamiento sea suscrita por los representantes legales de los menores; y siempre que sea necesario se tendrá en cuenta la opinión del menor conforme a la razonabledeterminación de su nivel de madurez y entendimiento del caso específico.
La Compañía tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la Compañía hará́ uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente
facultado y respetando, en
todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. En este sentido, la Compañía cumplirácon los siguientes deberes:
La autorización para el tratamiento de la información personal de los titulares en los diferentes escenariosdescritos en la presente política será obtenida por medio de solicitudes de avisos de privacidad puestos a
disposición de los titulares en cada uno de los canales o puntos de captura de información asociados con laoperación de la Compañía.
El aviso de privacidad que es puesto en conocimiento del Titular, antes o a más tardar en el momento de larecolección de sus datos, es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma para conocerlas, sus derechos, las finalidadespara las cuales sus datos han sido obtenidos y los canales para el ejercicio de los derechos.
En todos los casos, la autorización que es otorgada por el titular para el tratamiento de los datos debe ser otorgada de forma expresa, y su manifestación puede materializarse bajo las diversas modalidades establecidas en las normas que regulan la protección de los datos personales, siendo escrita, verbal o a través de conductas inequívocas.
La autorización para el adecuado tratamiento de los datos personales depende del canal o punto de recolección de la información, por lo cual la prueba estará enfocada al mecanismo utilizado para obtenerla,como ejemplo de ello serán los formatos escritos, los registros de aceptación a través de medios audiovisuales o las grabaciones de audio, la aceptación a través de los check box que se implementen en formularios a través de vía web, entre otros.
Los Titulares de Datos Personales tratados por la Compañía tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así́́ como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos, o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades
que justificaron su obtención, u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
Los titulares podrán realizar consultas sobre su información personal que repose en cualquier base de datosde la Compañía, por lo cual se garantizará el derecho a la consulta y se realizarán los tramites de manera oportuna frente a las siguientes solicitudes:
Las consultas deberán ser presentadas a través de los canales habilitados y siguiendo el procedimiento quese describe a continuación:
dirección física o decorreo en la cual se pueda recibir la respuesta y los documentos que acrediten la identificación y vínculo con el titular.
La consulta será atendida por la Compañía en los términos previstos para cada reglamentación local de acuerdo con el país de origen.
Los titulares podrán solicitar la corrección y actualización de la información personal, la supresión del datoy la revocatoria parcial o total de la autorización entregada a la Compañía a través de la presentación de unreclamo que seguirá el siguiente procedimiento:
El reclamo será atendido por la Compañía en los términos previstos para cada reglamentación local de acuerdo con el país de origen.
Los canales que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:
Para Colombia – Ecuador – Panamá – El Salvador – Jamaica – Haití:
Para Perú:
Para México:
Estos canales podrán ser utilizados por los titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley paraactuar en su nombre, con el objeto de ejercer sus derechos.
El área a cargo de velar por el cumplimiento de la presente política es la Vicepresidencia de Cumplimiento y Control Interno, a través de la Gerencia Corporativa de Riesgos y Cumplimiento y el Oficial de Protección de Datos Personales.
Para dar cabal cumplimiento al régimen de tratamiento de datos personales, la Compañía identificará los activos deinformación manteniendo actualizado el ciclo de vida del dato, así:
Estos elementos son la base esencial que da lugar al ciclo del dato y serán el punto de partida para determinar cualquier tipo de cobertura jurídica, técnica y organizacional que permita a la Compañía promover un adecuado tratamiento de los datos personales.
Cada área de la Compañía será la dueña de los activos de información que manejan, debiendo dar cabal cumplimiento a las disposiciones legales que regulan la materia.
La Compañía procurará mantener vínculos, relaciones laborales y comerciales con terceros que reflejen un adecuadocumplimiento de las normas y directrices sobre protección y tratamiento de datos personales.
Así las cosas, la Compañía podrá solicitar a los terceros información pertinente que le permita verificar el adecuadocumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política como en las normas que regulan la materia.
La Compañía se reserva el derecho de realizar la supervisión de manera eventual o periódica en relación con el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales asociados a la protección de los datos personales por parte de los terceros aliados, para lo cual podrá solicitar soportes o evidencias del cumplimiento, y aplicar las medidas queestime razonables para su verificación.
En el evento en que un tercero con un vínculo contractual o convencional vigente incumpla con la presente política, dará lugar a la elaboración de un plan de cumplimiento por las dos partes a efectos de dar cumplimiento a los parámetros exigidos por ley.
Teniendo en cuenta que la Compañía tiene operación en varios países, y que por esta situación le aplican diferenteslegislaciones en relación con el tratamiento de datos personales, la presente política será el marco general que contempla las directrices para el adecuado tratamiento de los datos, respetando los derechos de los titulares de la información. Sin perjuicio de ello, se aplicarán las normas locales en cada
país de acuerdo con las directrices legalesy requerimientos especiales en cada una de ellas.
Los Datos Personales bajo el control de la Compañía serán conservados durante el tiempo requerido según la finalidaddel Tratamiento y/o por el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.
Esta Política de Tratamiento De Datos Personales entrará en vigencia desde su aprobación.
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